四段式交代
角色、背景、任务、要求：同一件事的两种问法，结果差很多。
本课目标
读完这一课，你将能够
- 说出四段式的四个部分，以及每一段回答什么问题
- 把一句随口的请求改写成四段式
- 判断什么时候值得写四段式，什么时候一句话就够
同一封邮件，两种问法
怎么问，决定你得到什么。用一封催交期的邮件做对照：
「帮我写一封催供应商交货的邮件。」
角色：你是我们采购部的同事，长期对接这家供应商。背景：一批原料原定本周五交货，对方刚通知要延后一周，会影响下游的生产排期。任务：写一封催交期的邮件。要求：语气坚决，但保持合作关系；给出两个我们可以接受的折中方案；结尾请对方在 24 小时内书面确认。
第一种问法，得到一封谁都能发的通用邮件：语气不对、细节全无，还得自己大改一遍，最后觉得「AI 也就这样」。第二种问法，得到的是一封几乎不用改的邮件。差别不在数字员工，在交代的方式。注意第二种问法里，没有一个字是在教它怎么写邮件：写邮件它本来就会，缺的是只有你知道的情况和标准。
四段，各回答一个问题
角色
它以什么身份来做？站在哪个岗位，对谁说话。
背景
这件事现在是什么情况？只写它不知道的：这一单、这个客户、这次的变化。
任务
要它交出什么？一封邮件、一张表、一页摘要，说清交付物。
要求
怎样才算做好？语气、格式、必须包含的内容、期限和底线。
换一个部门，写法也一样。财务可以这样交代：你是财务部负责对账的同事；这个月有三笔对账差异还没查清；把它们整理成给管理层看的一页要点；每笔写清金额、原因和负责人，周五下班前给我。
企业里的数字员工已经读过公司的制度和资料，背景不必从头讲起。公司通用的规矩它知道，你只需要补上它不知道的那部分，也就是这一次的具体情况。四段也不必写成四行、不必每次都用这几个字开头，关键是四个问题都有答案。
要求，最值得花力气
四段里最常被省掉的是要求，而结果的差别恰恰出在这里。写不出要求，往往说明你自己还没想清楚做成什么样才算好。要求通常落在四个地方：
- 语气：写给谁看，正式还是随和，要不要坚持立场。
- 格式：一张表、三条要点，还是一页以内。
- 必须包含：金额、日期、负责人，或者要附上出处。
- 期限与底线：什么时候要，哪些话不能说，哪些事不能答应。
把「要求」写清楚的过程，就是把业务逻辑想清楚的过程。
所以写好一段交代是一种工程能力。它和写好一份操作规程一样，需要练，也值得练。第一次写得慢很正常，写过几次就顺手了。
什么时候用四段式
不是每句话都要写四段。查一条制度、问一个数，一句话就够。要它交出一件东西，尤其是要发给别人、要进系统的东西，就值得写四段式。偶尔问一问不需要练习；要把一件每周都重复的活交给它，才值得把交代写成固定的样子。
要点
- 四段式：角色、背景、任务、要求，各回答一个问题。
- 背景只写它不知道的；公司通用的规矩，它已经读过。
- 要求最常被省掉，也最决定结果。
- 一句话能说清的就一句话；要交出东西时用四段式，跑通了就存下来。
练一练
改写一句随口的请求
找一句你最近随口发给同事或 AI 的请求，把它改成四段式。
把这句话拆成角色、背景、任务、要求，看看原来哪一段是空的。
至少写三条要求：语气或格式、必须包含什么、什么时候要。
把两个版本都发给数字员工，比一比哪一份几乎不用改。
小测
选一个答案，马上看解析。
Q1「一批原料原定周五交货，对方刚通知要延后一周」属于四段式的哪一段？
背景写的是这件事现在的情况，而且是数字员工自己无从得知的那部分。
Q2四段里，哪一段最常被省掉，又最决定结果？
要求定义了做成什么样才算好。写不出要求，通常说明业务逻辑还没想清楚。
Q3下面哪件事，一句话就够，不必写四段式？
查一条制度、问一个数，一句话就够；要交出一件给别人看的东西，才值得写四段式。