从 0 到 1 的四步
选流程、首次陪跑、沉淀提示词、复验固化——首次不完美是预期之内。
本课目标
读完这一课，你将能够
- 按四步把一个每周重复的流程交给数字员工
- 选出适合当部门第一个的流程
- 把一次跑通的问法，沉淀成部门的标准用法
固定流程，要走完从 0 到 1
偶尔问一问，不需要培训。但要把一个每周都在重复的流程交给数字员工，就要有一个从 0 到 1 的训练过程，而且要由业务部门自己参与，把四步走完。
原因很简单：这件事怎么做、做到什么样才算对，业务部门最清楚。别人可以帮忙整理，却替不了他们下判断。
四步
- 选流程
挑一个每周都在重复、有固定套路的流程：格式基本一样、判断标准清楚、错了容易发现。别从最难的开始。
- 首次陪跑
业务部门和数字员工一起跑第一遍。首次不完美是预期之内，不是失败；把不对的地方逐条记下来，这就是训练材料。
- 沉淀提示词
把跑通的问法整理成一段写清「角色、背景、任务、要求」的提示词。工程化、逻辑严密的提示词是练出来的，不是灵感。
- 复验固化
换个人、换一批材料再跑几遍。结果稳定了，就把它定为部门的标准用法，从此这个流程有了下限。
「有了下限」的意思是：流程固化之后，结果不再取决于这一次是谁来交代、问得好不好。
同一封邮件，两种问法
第三步最容易被小看。提示词的差别，就是产出的差别。拿一封催交期的邮件来对照：
「帮我写一封催供应商交货的邮件。」
「角色：你是我们采购部的同事，长期对接这家供应商。背景：一批原料原定本周五交货，对方刚通知要延一周，会影响下游生产排期。任务：写一封催交期的邮件。要求：语气坚决但保持合作关系；给出两个可接受的折中方案；结尾要求 24 小时内书面确认。」
随口一问，得到的是一封谁都能用的通用邮件：语气不对、细节全无，还得自己大改，最后觉得「AI 也就这样」。写清四段，得到的是一封可以直接发出的邮件。
把「要求」写清楚的过程，就是把业务逻辑想清楚的过程。
每个部门，都有第一个流程
下面是企业现场最常帮各部门先跑通的一批流程。按你的价值链挑一个，作为部门从 0 到 1 的起点：
销售
按产品资料与报价规则起草询盘回复；把往来记录整理成客户跟进摘要。
采购
把邮件里的多家报价整理成一张可比的表；对照标准条款核对合同；催交期邮件初稿。
生产与品质
操作规程随问随答；把现场零散记录整理成规范的异常报告。
财务
按公司现行制度答报销问题；把对账明细归纳成给管理层的一页要点。
人事与行政
从会议记录到正式纪要初稿；假勤、福利、入职材料清单，一次问清。
管理层
把各部门周报合成一页要点与风险；同一件事在不同部门的进度，对齐成一张表。
替部门认领一个，报名从 0 到 1 的培训，你就是部门里第一个把流程跑通的人。
要点
- 偶尔问问不需要培训；每周重复的流程，要由业务部门参与，走完从 0 到 1。
- 四步：选流程、首次陪跑、沉淀提示词、复验固化。
- 第一个流程要每周重复、格式基本一样、判断标准清楚、错了容易发现，别从最难的开始。
- 首次不完美是预期之内；记下的每一处不对，都是训练材料。
- 结果稳定后定为部门标准用法，流程从此有了下限。
练一练
认领一个流程
替你的部门认领一个固定流程，成为第一个把它跑通的人。
对照三个条件——格式基本一样、判断标准清楚、错了容易发现——选一个每周都做的流程。
和数字员工一起跑第一遍，把每一处不对都记下来，不要当场放弃。
写成四段式，请一位同事换一批材料再跑两遍；结果稳定，就发给全部门用。
小测
选一个答案，马上看解析。
Q1首次陪跑时，数字员工做出的对比表有三处不对。这说明什么？
首次不完美是预期之内，不是失败。逐条记下的问题，正是下一步写提示词的原料。
Q2下面哪个流程最适合作为部门的第一个？
第一个流程要每周重复、有固定套路、错了容易发现。别从最难的开始。
Q3什么时候可以把一段提示词定为部门的标准用法？
复验固化要换人、换材料再跑几遍。结果稳定才定为标准，流程才真正有了下限。